Exportar productos

Existe la posibilidad de realizar entradas de mercancía o regularizaciones de inventario desde ficheros externos en Ágora.

Para ello podrá generar desde la administración ficheros con la información de los productos que tenga registrados en Ágora para posteriormente modificar los datos desde otra aplicación y después importarlos en Ágora. Para ello seleccione la opción Compras y Stocks -> Exportar Productos

Al exportar productos, podrá indicar el formato que desea utilizar para la exportación (CSV o Excel) y el tipo de exportación que desea realizar, dependiendo de lo que vaya a hacer con la información generada: un pedido a proveedor, una entrada de mercancía, una regularización de inventario o una variación de stock.

El formato CSV está diseñado para ser usado fácilmente desde aplicaciones externas, por ejemplo con terminales móviles, que le faciliten toda la gestión de almacén mediante la lectura de los códigos de barras de los productos involucrados en los distintos procesos. En general, el formato CSV generado por Ágora y el formato CSV que luego se puede importar no son el mismo, ya que cada uno está optimizado para un caso concreto.

El formato Excel, aunque puede ser utilizado para integrar el proceso con otras aplicaciones, está diseñado para ser usado de una forma más manual, permitiéndole generar un libro Excel en el que filtrar, ordenar o buscar los productos que desee, e introducir las cantidades y precios necesarios. Ágora generará una plantilla que deberá modificar y que luego será importada tal cual otra vez en Ágora.

Desde esta pantalla podrá elegir las diferentes opciones para la generación de ficheros con los datos de los productos en un determinado almacén y para un tipo de exportación.

En las siguientes secciones del manual se detalla cómo son los distintos formatos para cada proceso.

Exportar Productos para Compras

La exportación de productos para compras le permite generar un fichero CSV o Excel preparado para realizar pedidos a proveedor o entradas de mercancía.

Sólo se incluirán aquellos productos cuyo origen sea Compra a Proveedor porque son los únicos productos que pueden ser comprados. En el caso de realizarse una exportación a formato CSV, únicamente se exportarán los productos que tengan código de barras.

En el caso del fichero CSV, se incluirán los siguientes campos:

• Código de barras del producto. Se exportará un registro por cada código de barras del producto. Si un producto no tiene códigos de barras, no se incluirá en el fichero.
• Nombre del producto.
• Ubicación en el almacén seleccionado en el momento de realizar la exportación.

Cada registro se incluirá en una línea y cada campo se separará por comas. No se añadirán encabezados de los campos en la primera línea.

Para realizar la importación, el formato del fichero deberá ser el siguiente:

• Código de barras del producto.
• Cantidad en unidades de venta. Si la cantidad es decimal, deberá utilizar el punto (.) como separador de decimales. Este campo es opcional. Si no se incluye, se considerará que la cantidad es 1.
• Precio por unidad de compra. Si el precio es decimal, deberá utilizar el punto (.) como separador de decimales.
• Número de Lote. Este campo es opcional, aunque si se incluye deberá incluirse también el campo cantidad. Si está trabajando con números de lote, puede incluir en este campo el número lote del producto (si éste lo contempla) en caso de realizar una entrada de mercancía. En el caso de pedidos a proveedor, este campo siempre se ignorará.

Cada registro se incluirá en una línea y cada campo se separará por comas. No se deberá incluir el encabezado de los campos en la primera línea.

El fichero Excel contendrá los siguientes campos al ser generado:

• Id del producto.
• Familia del producto.
• Nombre del producto.
• Ubicación del producto en el almacén seleccionado durante la exportación.
• Código de barras del producto. Si el producto tiene más de un código de barras, se incluirán todos los códigos de barras separados por comas.
• Cantidad en unidades de compra. Al exportar el fichero, esta columna estará vacía y podrá rellenarla con la cantidad que desee importar posteriormente.
• Precio por unidad de compra. Al exportar el fichero, esta columna estará vacía y podrá rellenarla con el precio que desee importar posteriormente.
• Número de Lote. Este campo es opcional, aunque si se incluye deberá incluirse también el campo cantidad. Si está trabajando con números de lote, puede incluir en este campo el número lote del producto (si éste lo contempla) en caso de realizar una entrada de mercancía. En el caso de pedidos a proveedor, este campo siempre se ignorará.

Para importar un fichero Excel, deberá rellenar las columnas cantidad y precio de aquellos productos que desee incluir en el pedido a proveedor o en la entrada de mercancía.

Es importante que no modifique el resto de las columnas del Excel, especialmente las columnas Id y Código de Barras, o podrían producirse problemas al realizar la importación en Ágora.

Exportar Productos para Inventarios

La exportación de productos para inventarios le permite generar un fichero CSV o Excel preparado para realizar una regularización de inventario.

Se incluirán aquellos productos cuyo origen sea Compra a Proveedor o Inventario. En el caso de realizarse una exportación a formato CSV, únicamente se exportarán los productos que tengan código de barras.

En el caso del fichero CSV, se incluirán los siguientes campos:

• Código de barras del producto. Se exportará un registro por cada código de barras del producto. Si un producto no tiene códigos de barras, no se incluirá en el fichero.
• Nombre del producto.
• Ubicación en el almacén seleccionado en el momento de realizar la exportación.
• Stock Teórico en unidades de venta en el almacén seleccionado en el momento de realizar la exportación. Este campo es sólo informativo, cuando luego se realice la regularización, se realizará contra el stock teórico existente en Ágora en ese momento.

Cada registro se incluirá en una línea y cada campo se separará por comas. No se añadirán encabezados de los campos en la primera línea.

Para realizar la importación, el formato del fichero deberá ser el siguiente:

• Código de barras del producto.
• Stock actual en unidades de venta. Si la cantidad es decimal, deberá utilizar el punto (.) como separador de decimales. Este campo es opcional. Si no se incluye, se considerará que la cantidad es 1.

Cada registro se incluirá en una línea y cada campo se separará por comas. No se deberá incluir el encabezado de los campos en la primera línea.

El fichero Excel contendrá los siguientes campos al ser generado:

• Id del producto.
• Familia del producto.
• Nombre del producto.
• Ubicación del producto en el almacén seleccionado durante la exportación.
• Código de barras del producto. Si el producto tiene más de un código de barras, se incluirán todos los códigos de barras separados por comas.
• Stock Teórico en unidades de venta en el almacén seleccionado en el momento de realizar la exportación. Este campo es sólo informativo, cuando luego se realice la regularización, se realizará contra el stock teórico existente en Ágora en ese momento.
• Stock Actual en unidades de venta en el almacén seleccionado en el momento de realizar la exportación. Esta columna se exportará vacía y deberá rellenarla con el stock real de cada producto en el momento de hacer el inventario.

Para importar un fichero Excel, deberá rellenar la columna Stock Actual de aquellos productos que desee incluir en el inventario.

Es importante que no modifique el resto de las columnas del Excel, especialmente las columnas Id y Código de Barras, o podrían producirse problemas al realizar la importación en Ágora.

Si el perfil del usuario que genera los ficheros, tanto excel como csv, no cuenta con el permiso "Inventario: Ver stock teórico" los archivos no indicarán las cantidades para el valor teórico de los productos exportados.

Exportar Productos para Variación de Stock

La exportación de productos para variaciones de stock le permite generar un fichero CSV o Excel preparado para realizar una variación de stock (ya sea un ajuste de stock en un almacén o un traspaso entre almacenes).

Se incluirán aquellos productos cuyo origen sea Compra a Proveedor o Inventario. En el caso de realizarse una exportación a formato CSV, únicamente se exportarán los productos que tengan código de barras.

En el caso del fichero CSV, se incluirán los siguientes campos:

• Código de barras del producto. Se exportará un registro por cada código de barras del producto. Si un producto no tiene códigos de barras, no se incluirá en el fichero.
• Nombre del producto.
• Ubicación en el almacén seleccionado en el momento de realizar la exportación.

Cada registro se incluirá en una línea y cada campo se separará por comas. No se añadirán encabezados de los campos en la primera línea.

Para realizar la importación, el formato del fichero deberá ser el siguiente:

• Código de barras del producto.
• Cantidad en unidades de venta. Si la cantidad es decimal, deberá utilizar el punto (.) como separador de decimales. Este campo es opcional. Si no se incluye, se considerará que la cantidad es 1.
• Número de Lote. Este campo es opcional, aunque si se incluye deberá incluirse también el campo cantidad. Si está trabajando con números de lote, puede incluir en este campo el número lote del producto (si éste lo contempla) en caso de realizar una entrada de mercancía. En el caso de pedidos a proveedor, este campo siempre se ignorará.

Cada registro se incluirá en una línea y cada campo se separará por comas. No se deberá incluir el encabezado de los campos en la primera línea.

El fichero Excel contendrá los siguientes campos al ser generado:

• Id del producto.
• Familia del producto.
• Nombre del producto.
• Ubicación del producto en el almacén seleccionado durante la exportación.
• Código de barras del producto. Si el producto tiene más de un código de barras, se incluirán todos los códigos de barras separados por comas.
• Cantidad en unidades de venta. Al exportar el fichero, esta columna estará vacía y podrá rellenarla con la cantidad que desee importar posteriormente.
• Número de Lote. Este campo es opcional, aunque si se incluye deberá incluirse también el campo cantidad. Si está trabajando con números de lote, puede incluir en este campo el número lote del producto (si éste lo contempla) en caso de realizar una entrada de mercancía. En el caso de pedidos a proveedor, este campo siempre se ignorará.

Para importar un fichero Excel, deberá rellenar la columna cantidad de aquellos productos que desee incluir en la variación de stock.

Es importante que no modifique el resto de las columnas del Excel, especialmente las columnas Id y Código de Barras, o podrían producirse problemas al realizar la importación en Ágora.